Monday - Friday8AM - 9PM
OfficesJl. Letkol G.A Manulang No.214 Padalarang
Visit our social pages

Virtual Assistant : Penjelasan dan Skill yang dibutuhkan

December 16, 2022by Nirmala Syahru0
Mea Culpa (2015)

Perkembangan teknologi memungkinkan pekerjaan dilakukan dari mana saja dan kapan saja. Dari perkembangan ini muncul berbagai profesi pekerjaan baru yang dapat dilakukan secara remote atau jarak jauh. Salah satunya adalah virtual assistant atau VA. 

Meskipun terdengar menarik, tetapi menjadi virtual assistant membutuhkan skill yang mumpuni dalam banyak bidang. Misalnya, skill administrasi, bisnis, komunikasi, IT, dan manajemen.

Untuk kamu yang baru mendengar istilah ini, yuk langsung saja simak artikel berikut hingga akhir ya!

Apa itu Virtual Assistant?

Virtual assistant adalah profesi pekerjaan bidang administratif, baik dalam membantu bisnis maupun individu yang dilakukan secara remote atau jarak jauh.

Sebenarnya, virtual assistant sama dengan profesi sekretaris atau asisten pribadi pada umumnya, hanya saja ini dilakukan secara online. 

Saat ini, virtual assistant semakin diminati banyak perusahaan atau pebisnis yang membutuhkan support asisten namun tidak ingin menghabiskan lebih banyak dana untuk alat-alat kantor atau ruangan.

Karena VA dilakukan secara virtual, otomatis perusahaan tidak perlu menyiapkan kebutuhan itu semua. Hal tersebut tentu akan menekan biaya pada sisi perusahaan.

Gaji virtual assistant adalah berkisar antara Rp450 ribu/jam. Gaji yang didapatkan biasanya disesuaikan dengan klien dan pekerjaan yang dilakukan.

Karenanya profesi virtual assistant adalah salah satu pekerjaan yang memiliki pertumbuhan pesat. Berdasarkan data dari Business Wire, cakupan pasar dari asisten virtual diperkirakan mencapai Rp398 miliar pada tahun 2025.

Apa Saja Pekerjaan Virtual Assistant?

Berikut beberapa pekerjaan atau tugas umum yang biasanya dilakukan asisten virtual:

1. Pekerjaan administratif

Scope pekerjaan utama virtual assistant adalah mengurus segala kebutuhan administratif. Diantaranya seperti mengatur jadwal, menjadwalkan rapat, mengatur perjalanan dinas, mengatur kalender, hingga menerima panggilan melalui saluran yang terhubung.

2. Mengelola Email

Mengelola email juga biasanya dikerjakan oleh virtual assistant. Umumnya, tugas ini dapat berupa mengirim email baru, mengecek email penting, menghapus email spam, dan lain sebagainya.

3. Pembukuan

Tugas selanjutnya adalah melakukan pembukuan. Peran virtual assistant di sini yaitu membantu untuk mengelola anggaran, melakukan pembelian yang dibutuhkan perusahaan, hingga melacak pengeluaran ke mana saja.

4. Mengelola Website

Virtual assistant juga terkadang bertugas untuk mengelola website klien. Misalnya, membuat postingan blog, menjawab komentar, melakukan riset konten, melihat perkembangan website, memperbaiki kendala teknis website, dan lain sebagainya.

5. Asisten pribadi

Scope pekerjaan asisten pribadi sebenarnya mirip dengan tugas administratif, hanya saja VA diminta untuk membantu mengatur tugas  yang berada di luar pekerjaan. Misalnya mengatur perjalanan liburan keluarga mereka, memesankan akomodasi, menyiapkan hadiah untuk teman, dan masih banyak lagi.

6. Input data

Tugas data entry biasanya dilakukan oleh admin, namun seorang VA juga dapat membantu melakukan input data, diantaranya seperti mengumpulkan data, memeriksa keakuratan data, serta menghapus data yang tidak perlu.

6 Skill yang Diperlukan Asisten Virtual

Berikut skill yang diperlukan untuk menjadi asisten virtual:

1. Skill Komunikasi

Kemampuan komunikasi adalah hal dasar yang perlu Kamu kembangkan. Baik itu komunikasi lisan maupun tulisan. Karena seluruh pekerjaan virtual assistant dilakukan secara online. Mulai dari menulis email, melakukan panggilan telepon, maupun ketika melakukan presentasi, dan lain sebagainya.

Biasanya, Kamu juga perlu menguasai tools seperti aplikasi video conference untuk melakukan komunikasi atau meeting dengan klien. Misalnya, Zoom, Google Meet, atau Skype.

2. Kemampuan Manajemen Waktu dan Proyek

Sebagai asisten virtual, memiliki kemampuan manajemen itu sudah pasti sangat dibutuhkan. Entah itu skill manajemen waktu maupun manajemen proyek. Keduanya akan memudahkan Kamu untuk mengatur jadwal maupun menyelesaikan setiap proyek secara tepat waktu.

3. Memiliki Ketelitian 

Bekerja sebagai asisten virtual berarti Kamu juga harus memiliki ketelitian. Skill ini dibutuhkan agar Kamu dapat menghindari kesalahan-kesalahan kecil yang berdampak besar pada pekerjaan Kamu. Misalnya, Kamu perlu teliti sebelum mengirim email. Pastikan pesan sudah jelas dan tidak terdapat kesalahan penulisan. Baik itu penulisan isi email maupun penerima, dan sebagainya.

4. Skill IT

Asisten virtual juga perlu memiliki kemampuan IT yang cukup. Karena seluruh pekerjaan virtual assistant dilakukan secara online. Jadi, Kamu akan lebih banyak menggunakan desktop dan jaringan internet. Misalnya, menguasai Microsoft Office. Jadi, Anda dapat dengan mudah mengelola dokumen Word, membuat presentasi PowerPoint, ataupun mengolah data Excel, dan lain sebagainya.

5. Media Sosial

Memiliki kemampuan media sosial adalah nilai plus bagi Kamu. Karena, klien biasanya membutuhkan online presence, tapi tidak memiliki waktu untuk mengelola media sosial sendiri. Oleh karena itu, peran virtual assistant sangat dibutuhkan. Mulai dari melakukan riset konten, penjadwalan konten, pembuatan konten, hingga distribusi konten. .

6. Pengambilan Keputusan

Sebagai virtual assistant, Kamu mungkin saja akan berada pada kondisi harus melakukan pengambilan keputusan sendiri. Misalnya, jika klien tidak dapat dihubungi, maka Kamu harus bisa menentukan sendiri keputusan yang tepat untuk diambil.

Kelebihan dan Kekurangan Virtual Assistant

Sebelum memutuskan untuk menjadi virtual assistant, di bawah ini terdapat kelebihan dan kekurangan virtual assistant adalah sebagai berikut.

Kelebihan: 

  • Tidak membutuhkan syarat yang ribet untuk memulai, cukup miliki skill yang dibutuhkan.
  • Jam kerja yang fleksibel.
  • Dapat bekerja dari mana saja.
  • Bisa custom service.
  • Bisa bekerja pada lebih dari satu perusahaan atau kontrak.
  • Gaji yang terbilang tinggi apabila bekerja untuk perusahaan luar negeri.

Kekurangan:

  • Ketika baru memulai, sulit menemukan klien pertama.
  • Setidaknya harus mampu berkomunikasi dengan bahasa luar, minimal Inggris agar tidak terkendala komunikasi.
  • Harus memiliki alat kerja sendiri seperti komputer, laptop atau alat penunjang lainnya.

 

Jika Kamu mencari pekerjaan online yang fleksibel, virtual assistant adalah salah satu pilihannya. Pekerjaan ini dapat Kamu lakukan tanpa batasan waktu dan tempat.

Oleh karena itu, jika Kamu tertarik, Kamu perlu mempersiapkan diri untuk menjadi virtual assistant yang berkompeten.

 

 

Sumber 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

OUR LOCATIONSWhere to find us?
https://sampulkreativ.com/wp-content/uploads/2019/04/img-footer-map.png
GET IN TOUCHAvantage Social links
Taking seamless key performance indicators offline to maximise the long tail.
AVANTAGEHeadquarters
Organically grow the holistic world view of disruptive innovation via empowerment.
OUR LOCATIONSWhere to find us?
https://sampulkreativ.com/wp-content/uploads/2019/04/img-footer-map.png
GET IN TOUCHAvantage Social links
Taking seamless key performance indicators offline to maximise the long tail.